Dokumentenmanagement

Weniger Kosten, aber viel mehr Übersicht.

Physische Akteneinlagerung

Wenn Sie sich für die externe Archivierung entscheiden, sind wir von Anfang an für Sie dabei. Wir übernehmen für Sie die Planung, Lagerung und Logistik.

1. Aktenanalyse

Bevor wir Ihre Akten in unsere Obhut nehmen, werden diese durch erfahrene Projektleiter zusammen mit Ihren jeweiligen Fachabteilungen bei Ihnen vor Ort gesichtet, um die für Sie bestmögliche Archivierungsform zu wählen.

2. Übernahme der Akten

Nach sorgfältiger Sichtung übernehmen wir Ihre Akten. Gerne bieten wir Ihnen hier unseren Abholservice an und transportieren die Dokumente in eigenen Fahrzeugen zum Hochsicherheitslager.

3. EDV- Erfassung

Ihre Archivstücke werden immer unter Eingabe von

  • Kostenstellen / Abteilungen
  • Suchbegriffen
  • Zugriffsberechtigungen, die an Ihre Mitarbeiter vergeben werden
  • Vernichtungsdatum

erfasst. Zudem erhält jedes Ihrer Archivstücke per Barcode eine eindeutige Kennzeichnung zwecks Lagerplatzzuordnung Je nach Bedarf ist eine Erfassung bis auf Einzelbelegebene möglich. Zusammen mit den erfassten Eingabedaten werden diese Informationen softwaretechnisch hinterlegt – somit werden Dokumente in kürzester Zeit anhand von Stichworten oder Codes gefunden.

4. Kontrolle

Alle Daten werden vor der endgültigen Lagerung noch einmal sorgfältig kontrolliert und abgeglichen.

5. Einlagern

Ihre Dokumente werden in anonymen und codierten Archivboxen nach dem System der chaotischen Lagerung abgelegt. Das bedeutet, dass die Boxen nach dem Zufallsprinzip ihren Stellplätzen zugewiesen werden – somit sind Ihre Informationen noch besser vor unbefugtem Zugriff geschützt.

6. Vernichtung

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und kundenseitiger Freigabe werden die Dokumente ordnungsgemäß nach den BDSG-Bestimmungen in unserem zertifizierten Entsorgungsfachbetrieb vernichtet.