FAQ Zimmermann Aktenvernichtung

FAQ – Fragen und Antworten rund um die Datenvernichtung

Aufbewahrungsfristen

Grundlage des Kaufmanns für die Aufbewahrungsfristen sind handels- und steuerrechtliche Vorschriften sowie zahlreiche Einzelgesetze und Verordnungen.

Beispielhaft sind in § 257 HGB die Fristen für die Aufbewahrung von Unterlagen geregelt.

Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt z. B. für alle Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, bestimmte Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Für die empfangenen Handelsbriefe und für die Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe ist eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren vorgeschrieben.

(Auszug aus dem Gesetzestext § 257 Absatz 1 und 4 HGB)

Klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater die spezifischen Aufbewahrungsfristen ab oder informieren Sie sich ggf. über Änderungen bei den Fristen.

Befüllung

Wie viel passt in einen Behälter hinein?
240-l-Behälter sind für ca. 30-35 Stehordner geeignet, 660-l-Behälter für ca. 80-100 Stehordner und 7-cbm-Deckelcontainer für ca. 1000 Stehordner. Weitere Informationen finden Sie unter dem Menüpunkt „Behältergrößen“.

Was darf in die Behälter hinein?
Papierakten können inklusive Stehordnern, Klammern und Ordnerbügeln entsorgt werden. Bitte nutzen Sie für magnetische, optische und elektronische Datenträger ebenso wie für Festplatten einen separaten Behälter.

Bitte werfen Sie keinen Müll und keine Metallgegenstände hinein. Sie schädigen die Shredderanlage und verunreinigen Rohstoffe, die dem Recycling-Kreislauf zugeführt werden sollen.

Sind die Behälter abschließbar?
Ja. Unsere Datenschutzbehälter aus Aluminium sind mit einem Wechselschließsystem ausgestattet, die Kunststoffbehälter sind mit einer Dreikantschließung versehen. Alle weiteren Behälter können mittels Vorhängeschlössern gesichert werden, welche wir selbstverständlich mitliefern.

Bundesdatenschutzgesetz

Was heißt BDSG?
BDSG ist die Abkürzung für Bundesdatenschutzgesetz

Datenabholung und Datenanlieferung

Wo werden die Daten abgeholt?
Wo Sie es wünschen. Unser Einzugsbereich reicht von Münster über die Räume Osnabrück und Bielefeld, den Kreis Warendorf, den Raum Dortmund-Gelsenkirchen bis zu den Kreisen Borken, Coesfeld und Steinfurt

Wie schnell werden die Daten abgeholt?
In nahezu 100 % aller Fälle sind wir innerhalb eines Tages bei Ihnen.

Wann kann ich selber anliefern?
Montags – freitags von 9 – 16 Uhr ohne Voranmeldung.

Personal

Kann ich mich auf die Vertrauenswürdigkeit Ihrer Mitarbeiter verlassen?
Jeder unserer Mitarbeiter verfügt über ein einwandfreies amtliches Führungszeugnis und wurde unserer Sicherheitskontrolle unterzogen. Zudem haben sich alle Mitarbeiter vor Arbeitsantritt auf das Datengeheimnis verpflichtet. Diese Erklärung ist auch nach einer eventuellen Beendigung ihrer Tätigkeit in unserem Unternehmen weiter bindend.

Schutzklassen und Sicherheitsstufen

Schritt für Schritt zur richtigen Datenträgervernichtung
Um bei der Datenträgervernichtung sowohl den Wirtschaftlichkeitsanspruch als auch das Angemessenheitsprinzip zu erfüllen, müssen die Daten in Schutzklassen eingeteilt werden. Dabei ist der Grad der Schutzbedürftigkeit ausschlaggebend für die Wahl der Sicherheitsstufe in Bezug auf die Vernichtung der Datenträger.

Schutzklasse 1 Schutzklasse 2 Schutzklasse 3
Normaler Schutz für interne Daten hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten

 

Schutzklassen Sicherheitsstufen Beispiele
Schutzklasse
1
Sicherheitsstufe 1:

  • für Datenträger mit allgemeinen Daten, die unlesbar gemacht werden sollen
  • Reproduktion mit einfachem Aufwand
z. B. Kataloge oder Prospekte o. ä.
Schutzklasse
1
Sicherheitsstufe 2:

  • für Datenträger mit internen Daten, die unlesbar gemacht werden sollen
  • Reproduktion mit besonderem Aufwand
z. B. allgemeine interne Arbeitsanweisungen, Reiserichtlinien, Formulare o.ä
Schutzklassen
1, 2
Sicherheitsstufe 3:

  • für Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten
  • Reproduktion mit erheblichem Aufwand
z. B. Angebote, Bestellungen mit Adressdaten von Personen
Schutzklasse
2, 3
Sicherheitsstufe 4:

  • für Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten
  • Reproduktion mit außergewöhnlichem Aufwand
z. B. Personaldaten, Arbeitsverträge, Bilanzen, Steuerunterlagen von Personen o.ä.
Schutzklassen
2, 3
Sicherheitsstufe 5:

  • für Datenträger mit geheim zu haltenden Daten
  • Reproduktion mit zweifelhaften Methoden
z. B. medizinische Berichte, Konstruktionspläne, Strategiepapiere o.ä.
Schutzklasse
3
Sicherheitsstufe 6:

  • für Datenträger mit geheim zu haltenden Daten, wenn außergewöhnlich hohe Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind
  • Reproduktion technisch nicht möglich
z. B. Forschungs- und Entwicklungsunterlagen o. ä.
Schutzklasse
3
Sicherheitsstufe 7:

  • für Datenträger mit streng geheim zu haltenden Daten, wenn höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind
  • Reproduktion ausgeschlossen
z. B. Daten aus geheimdienstlichen oder militärischen Bereichen

Sollten Sie Fragen hinsichtlich der Schutzklassen bzw. Sicherheitsstufen haben, können Sie uns einfach unter 0251 620 750 – 0 anrufen. Wir beraten Sie gern.

Datenvernichtung

Wie werden meine Akten vernichtet?
Ihre Akten werden mit einem Hochleistungs-Shredder zerkleinert und anschließend verwirbelt. Die so entstehenden Mini-Partikel werden über eine Presse zu Papierballen komprimiert und anschließend dem Recycling-Kreislauf zugeführt.

Wie werden meine elektronischen Datenträger vernichtet?
Sie werden mithilfe eines Hochleistungs-Shredders in physikalisch kleine Teile zerkleinert und anschließend verwirbelt. Das macht eine Rekonstruktion so gut wie unmöglich.

Was geschieht mit meinen Festplatten?
Auf Wunsch können wir Ihre Festplatten über einen unserer Partner ebenfalls physikalisch zerstören lassen. Noch sicherer ist jedoch die Behandlung mit unserem Festplatten-Löschgerät, das Ihre Daten inklusive Servospuren in Sekundenschnelle nachweislich löscht.

Kann ich bei der Vernichtung dabei sein?
Jederzeit. Sie können gerne den gesamten Prozess der Vernichtung Ihrer Daten persönlich überwachen.

Verwertung

Was wird aus dem Papier?
Papierfabriken verarbeiten die Partikel z. B. zu Taschentüchern, Tissue-Toilettenpapier, Handtuchpapier, Haushalts- und Kosmetiktüchern.

Was geschieht mit den gelöschten Festplatten?
Sie werden als Rohstoff dem Recyclingprozess zugeführt.

Zusammenarbeit

Für welche Kunden arbeitet Zimmermann?
Vom kleinen Home Office bis zum Großunternehmen – uns sind alle Kunden herzlich willkommen. Wir stellen für jeden Bedarf die passende Lösung zusammen.

Für welche Branchen arbeitet Zimmermann?
Unser Kundenkreis ist groß. Unserer Dienstleistung vertrauen Unternehmen aus den Bereichen Industrie, Dienstleistung und Handel sowie öffentliche Einrichtungen wie Krankenhäuser und Behörden, Gerichte und Staatsanwaltschaften.

Wie kann ich Zimmermann beauftragen?
Ganz einfach: Wie Sie wollen. Per Telefon oder schriftlich – per Mail, Fax oder Brief.

Muß ich ein Mindest-Auftragsvolumen erfüllen?
Nein. Ob Kleinst- oder Großauftrag, wir behandeln jedes Anliegen mit gleicher Aufmerksamkeit und Sorgfalt.